Podpis elektroniczny – do czego służy?

Jednym z nowoczesnych narzędzi identyfikacji tożsamości jest podpis elektroniczny. Dzięki niemu można wymieniać ważne dokumenty elektronicznie, co przyspiesza czas ich przekazywania. Obecnie podpis elektroniczny jest także używany do podpisywania e-dokumentów dla urzędów skarbowych czy ZUS, a nawet przy składaniu wniosków do e-Sądu. Państwowe urzędu pozwalają na wysyłanie dokumentów w sposób elektroniczny, tylko jeśli są one opatrzone takim podpisem. Oznacza to, że jeśli chcemy korzystać z elektronicznej komunikacji choćby z urzędami, potrzebny jest nam taki podpis. Jednak są dwa rodzaje podpisów elektronicznych. Co trzeba wiedzieć?

Podpis elektroniczny a bezpieczny podpis elektroniczny

Podstawą prawną posługiwania się podpisem elektronicznym jest Ustawa o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 roku. Zapisano w niej też definicje bezpiecznego podpisu elektronicznego i po prostu podpisu elektronicznego. Najważniejszą różnicą między tymi dwoma formami podpisu jest to, że bezpieczny podpis jest potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym, który wydaje Narodowe Centrum Certyfikacji. Mając bezpieczny podpis elektroniczny można opatrywać nim oficjalne dokumenty oraz powszechną korespondencję.

Natomiast zwykły podpis elektroniczny bez certyfikatu można stosować tylko w powszechnej korespondencji np. wymiana e-maili. Można nim opatrzyć też pisma tzw. niższej rangi. Ale nie podpiszemy nim dokumentów podatkowych czy pism sądowych. Jeśli przedsiębiorca chce się swobodnie posługiwać podpisem elektronicznym w każdej sprawie, to korzystniejsze będzie wybranie bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Warto też zauważyć, że bezpieczny podpis elektroniczny jest wydawany za opłatą i można go zakupić tylko w podmiotach wpisanych d rejestru Ministerstwa Gospodarki, jako wykwalifikowane w tym zakresie.

Jakie dokumenty można podpisać elektronicznie?

• faktury elektroniczne,
• deklaracje podatkowe w formie elektronicznej,
• deklaracje elektroniczne dla ZUS,
• umowy (również umowy o pożyczkę bez dochodu lub kredyt)
• pisma składane do sądów, urzędów administracji publicznej, KRS, CEIDG, GIODO, a nawet urzędów patentowych,
• oferty w przetargach.

Jak używać podpisu elektronicznego?

Kupując bezpieczny podpis elektroniczny nabywamy certyfikat i otrzymujemy narzędzie do składania podpisów. Jest to karta kryptograficzna, na której zapisany jest prywatny klucz, wraz z czytnikiem albo tokenem, a także oprogramowanie komputerowe, które łączy się z czytnikiem albo tokenem.

Samo użycie podpisu to wydanie komputerowi polecenia, jego złożenia. A to oznacza, że dla każdego dokumentu obliczany jest tzw. skrót podpisywanego dokumentu, a sam dokument jest szyfrowany kluczem prywatnym, nabytym wraz z podpisem, opatrywany bezpiecznym podpisem elektronicznym i przesyłanym do wskazanego adresata. Szyfrowanie danych sprawia, że podpis jest bezpieczny, a przesłany dokument zostanie uznany za wiarygodny.